Aktuell ist B’VM in einigen Kundenprojekten involviert, in denen es um das Thema Finanzen geht. Nicht selten werden wir gerufen, wenn sich eine Organisation in finanziellen Nöten befindet und einen Weg aus dem Abwärtsstrudel von fehlenden Ressourcen und versiegenden Ertragsquellen sucht. Wie gehen wir von B’VM in solchen Situationen vor und wo können wir konkret unterstützen? 

Als Beispiel sei hier eine Kulturinstitution genannt, die aufgrund von personellen Engpässen und strukturellen Herausforderungen die Hilfe von B’VM aufsuchte. Zwei B’VM-Beratende sprangen interimistisch ein, um die Organisation zu stabilisieren und solange zu überbrücken, bis eine langfristige Lösung gefunden werden konnte. Bald stellte sich heraus, dass die betreffende Organisation nebst den erwähnten Herausforderungen auch mit finanziellen Schwierigkeiten zu kämpfen hatte. 

Zunächst galt es, die operativen Finanz-Abläufe sicherzustellen. Die Buchhaltung war an eine externe Stelle delegiert und funktionierte gut. Aber aufgrund fehlender Controlling-Instrumente befand sich die notleidende Organisation im finanziellen Blindflug. Also musste eine kurzfristige Liquiditätsplanung erstellt werden, damit finanzielle Engpässe frühzeitig erkannt und Gegenmassnahmen ergriffen werden konnten. Dank der Flexibilität von (öffentlichen) Geldgebern und geduldigen Kreditoren konnten Liquiditätsengpässe umschifft und sämtliche ausstehenden Rechnungen bezahlt werden.  

Aber zur Sicherstellung der langfristigen finanziellen Überlebensfähigkeit waren zusätzliche Massnahmen nötig. Nachfolgend eine Übersicht über die Impulse, die wir geben konnten: 

• Einführung von Prozessen zur genauen Erfassung und Planung von Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der eigentlichen Leistungserbringung (Kulturanlässe) und Verbesserung der diesbezüglichen Datenqualität. 
• Zusammenführung dieser Daten in einem «Finanz-Cockpit» und Einführung von Controlling-Instrumenten (u.a. in Form einer Kostenrechnung), um die Organisation finanziell und betrieblich besser steuern zu können. Diese zentrale Management-Aufgabe war bei der betreffenden Organisation stark vernachlässigt worden, was überhaupt zu der schwierigen Situation geführt hatte. 
• Erstellung eines Forecasts für die laufende Jahresrechnung, eines langfristigen Finanzplans sowie – aus letzterem abgeleitet – eines aussagekräftigen und realistischen Budgets. 
• Ermittlung des Finanzbedarfs zur Deckung der substanziellen Defizite, die sich abzeichneten und mit Hilfe der Finanzplanung erst richtig sichtbar wurden. So zeigte sich etwa, dass eine Weiterführung des Kulturbetriebs ohne zusätzliche öffentliche Gelder nicht möglich war. Durch die Aufnahme eines Dialogs mit politischen Entscheidungsträgern konnte zusätzliche staatliche Unterstützung gesichert werden. 
• Parallel zu diesen finanziellen Zusicherungen seitens der öffentlichen Hand konnte der Finanzierungsmix weiter diversifiziert resp. neue Finanzierungsquellen erschlossen werden. So wurde das Sponsoring als Ertragsquelle reaktiviert: Ein neues Sponsoringkonzept wurde erarbeitet und umgesetzt. Das Potenzial an Sponsoringerträgen war lange unterschätzt worden und wurde – aufgrund der fehlenden personellen Ressourcen und einem fehlenden Bewusstsein für die Möglichkeiten – nur ungenügend ausgeschöpft. Darüber hinaus erlebte auch das Fundraising (Stiftungs-Fundraising und Public-Fundraising) ein Revival. So wurde zum Beispiel eine Crowdfunding-Aktion für eine technische Anlage lanciert und es wurde ein Finanzierungsgesuch beim kantonalen Lotteriefonds eingereicht.  

Im Moment gibt es Hoffnung, dass die Kulturinstitution das Allerschlimmste überstanden hat, aber noch ist ihre Zukunft nicht vollständig gesichert. Damit es sich bei all dem Aktivismus nicht nur um Strohfeuer handelt, müssen weitere personelle und organisatorische Massnahmen getroffen werden. Es braucht eine Person, die die Rolle des finanziellen und betriebswirtschaftlichen Gewissens der Kulturinstitution einnimmt. Dieses Profil wird aktuell noch gesucht (Interessenten können sich gerne bei uns melden). Aber auch Reporting- und Monitoring-Prozesse müssen eingeführt und konsequent eingehalten werden.  

Die Kulturinstitution kann ihr wertvolles Kulturprogramm nur dann anbieten und ihre wichtige Rolle in der Region nur dann spielen, wenn sie wirtschaftlich gesund dasteht. Wir von B’VM hoffen, dass wir hier einen kleinen Beitrag leisten konnten, damit diese Voraussetzung erfüllt werden kann.