In der heutigen dynamischen und sich ständig verändernden Welt stehen viele Organisationen vor der Herausforderung, ihre Mitgliederbasis kontinuierlich zu analysieren und zu verstehen. Ein sehr nützliches Werkzeug in diesem Prozess ist der Mitgliederstrukturbericht. Dieser Bericht bietet eine umfassende Analyse der Mitgliederzusammensetzung und kann als Frühwarnsystem dienen, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und gezielte Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen.

Was ist ein Mitgliederstrukturbericht?

Ein Mitgliederstrukturbericht ist eine detaillierte, am besten jährliche, Untersuchung der Mitgliederdaten. Das können demografischen Merkmale sein, Daten zur Mitgliederfluktuation oder zum Engagement innerhalb einer Organisation. Hilfreich ist hier die Arbeit mit einem CRM-System, das individuelle Auswertungen, Statistiken oder Reports liefert. Ziel ist es, ein klares Bild der aktuellen Mitgliederstruktur und des Verhaltens zu erhalten und Trends sowie Entwicklungen zu erkennen.

Frühwarnsystem für die Organisation

1. Identifikation von Trends

Ein Mitgliederstrukturbericht ermöglicht es, Veränderungen in der Mitgliederbasis schnell zu erkennen. Ein plötzlicher Rückgang der Mitgliederzahlen oder eine Zunahme in bestimmten Altersgruppen kann auf spezifische Probleme oder das Aufkommen einer (neuen) Zielgruppe hinweisen. Beispielsweise könnte ein Rückgang bei jüngeren Mitgliedern darauf hindeuten, dass die Organisation ihre Angebote anpassen muss, um diese Zielgruppe besser anzusprechen.

2. Entwicklung von Massnahmen

Mit den gewonnenen Erkenntnissen kann die Organisation geeignete Maßnahmen entwickeln. Wenn beispielsweise festgestellt wird, dass viele Mitglieder nach einer bestimmten Anzahl an Jahren austreten, kann dies ein Hinweis auf eine „Soll-Bruchstelle“ in der sogenannten Member-Journey hinweisen. Hier lohnt es sich dann, tiefer in die Analyse einzusteigen mit z.B. gezielten Interviews oder Befragungen. Ergebnis könnte eine Anpassung der Kommunikationsstrategie oder eine Veränderung im Leistungsangebot sein. Ebenso können auffällig vermehrte Ein- und Austritte zu bestimmten Zeitpunkten wertvolle Hinweise auf etwaige Hintergründe hierfür geben. Treten die Zugänge z.B. im Kontext einer bestimmten Veranstaltung auf, kann diese verstärkt für Akquisezwecke genutzt werden.

3. Nutzungshäufigkeit von Angeboten / Engagement in Gremien

Je nachdem wie der Bericht aufgebaut ist und welche Entwicklungen die Organisation monitoren will, kann eine systematische Abbildung der Nutzungshäufigkeit von bestimmten Angeboten, die Mitarbeit in Gremien oder der Besuch von Veranstaltungen wichtige Rückschlüsse auf die Passgenauigkeit (bei Angeboten) oder die Mitgliederbindung (Engagement in Gremien / Besuch von Veranstaltungen) zulassen.

Der Ausgestaltung des Mitgliederstrukturberichts sind keine Grenzen gesetzt. Vielmehr sollte sich der Inhalt solch eines Berichts an den Bedürfnissen der Organisation orientieren.

Aufbau eines Mitgliederstrukturberichts

Um die Erkenntnisse strukturiert und nachvollziehbar zu präsentieren, sollte ein Mitgliederstrukturbericht klar gegliedert sein:

1. Einleitung

Hier wird der Zweck des Berichts erläutert, und es wird ein Überblick über die Organisation gegeben. Bei Bedarf kann an dieser Stelle ein Management-Summary eingefügt werden

2. Datenbeschreibung

Dieser Abschnitt erklärt die Quellen und Methoden der Datenerhebung, sei es durch Umfragen, interne Daten wie z.B. ein CRM oder andere Mittel (Interviews, Gespräche etc.).

3. Mitgliederstuktur – Demografische Analyse der Mitgliederdaten (bei Personenverbänden)

Eine detaillierte Analyse der Altersstruktur, Geschlechterverteilung und geografischen Verteilung der Mitglieder wird vorgenommen.

3a. Mitgliederstruktur – Analyse der Mitgliederdaten (bei Organisationen mit Unternehmensmitgliedschaften)

Abbildung der Mitglieder z.B. nach Fachgruppen, Branchen oder sonstigen Merkmalen.

4. Mitgliederentwicklung (Ein- und Austritte)

Hier werden Trends in der Mitgliederzahl und die Fluktuation im Zeitverlauf dargestellt, um ein umfassendes Bild zu vermitteln. Je nach Organisation unterteilt nach Fachgruppen, Branchen oder sonstigen Merkmalen. Sofern die Austrittsgründe vorliegen, werden diese hier analysiert und bewertet.

5. Entwicklung der Mitgliedsbeiträge

Darstellung und Entwicklung der Mitgliedsbeiträge. Auch hier wieder je nach Organisation unterteilt nach Fachgruppen, Branchen oder sonstigen Merkmalen.

6. Aktivitätslevel

Dieser Abschnitt analysiert das Engagement der Mitglieder, einschließlich der Teilnahme an Veranstaltungen und Aktivitäten.

7. Akquisemaßnahmen

Auswertung von erfolgten Akquisemaßnahmen als Wirkungsmessung und Erfolgskontrolle.

8. Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Basierend auf den gesammelten Daten werden Schlussfolgerungen gezogen und konkrete Handlungsempfehlungen formuliert. Das kann beispielsweise die Empfehlung einer strukturierten Mitgliederbefragung, eine Überarbeitung der Strategie, der Positionierung oder des Leistungsportfolios sein.

Fazit

Ein Mitgliederstrukturbericht ist ein individuelles und hilfreiches Instrument für jede Organisation, die die Struktur ihrer Mitglieder verstehen will und rechtzeitig auf Veränderungen reagieren möchte. Durch die Analyse der Mitgliederstruktur können Organisationen nicht nur Herausforderungen frühzeitig erkennen, sondern auch Chancen nutzen, um ihr Angebot zu verbessern und ihre Mitglieder langfristig zu binden. Ein gut strukturierter Mitgliederstrukturbericht ersetzt zwar keine Mitgliederbefragung, ist aber ein wichtiger Baustein für strategische und operative Entscheidungen in Organisationen.

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