Einer unserer Kunden arbeitet weltweit in der Entwicklungszusammenarbeit und hat sich auf Kernprogramme fokussiert. Dies mit der Idee, durch ausgeprägte Expertise eine möglichst grosse Wirkung zu erzielen. Die Organisation hat einen Hauptsitz in der Schweiz, regionale Programmverantwortliche auf den Kontinenten und Delegationen in verschiedenen Ländern pro Kontinent.

Sie steht vor der Herausforderung, dass die Kernelemente dieser Programme überall auf der Welt in die entsprechenden Projekte einfliessen. Jedes Projekt, dass im Rahmen eines dieser Programme durchgeführt und finanziert wird, soll auch dessen «DNA in sich tragen». Die «klassische» Lösung hierfür ist einerseits die Ausarbeitung von Kernkonzepten einer globalen Programmstrategie, die dann jeweils für jeden Kontinent und jede Delegation regionalisiert bzw. lokalisiert wird. Auf der Ebene der Delegation sind dann die jeweiligen Projekte im Rahmen der Programme zu realisieren.

Die Organisation hat jedoch auch entschieden, die Führungsverantwortung für die jeweiligen regionalen Programmverantwortlichen den konzeptionell arbeitenden Programmchef:innen am Hauptsitz zu übertragen. Dies obwohl es teilweise regionale Strukturen gäbe, in welche die regionalen Programmverantwortlichen integriert werden könnten. Die Organisation tut dies, weil sie damit die Kohärenz der Programme weltweit sicherstellen will. Gleichzeitig soll damit der Versuchung der Delegationen entgegengewirkt werden, sich für Projekte anzubieten, die zwar ausfinanziert sind, aber nicht zu den Kernprogrammen passen. Es geht also auch um «checks and balances».

So nachvollziehbar dieser Gedanke ist, so herausfordernd kann sich die entsprechende Umsetzung zeigen. Die Führungsperson am Hauptsitz und die Programmverantwortlichen auf den Kontinenten sind durch 1000sende Kilometer getrennt.

Um dem Koordinationsbedarf gerecht zu werden, hat die Organisation «drei Verantwortlichkeiten» definiert, welche von regionalen Programmverantwortlichen getragen werden muss:

Die Inhaber:innen dieser Verantwortlichkeiten haben zudem die Pflicht zur gegenseitigen Information und Koordination.

• Hierarchische Verantwortung: Zielvereinbarungen, Führung der Person, Monitoring der Zielerreichung und bei Notwendigkeit disziplinarische Massnahmen
• Funktionale Verantwortung: Inhaltliche Unterstützung bieten und Vorgaben machen, Werkzeuge bereitstellen
• Lokale Verantwortung: Stellt Arbeitsplatz, Anstellung, Sicherheit und lokalen Austausch mit Netzwerkpartnern und Kolleg:innen vor Ort sicher

Die Inhaber:innen dieser Verantwortlichkeiten haben zudem die Pflicht zur gegenseitigen Information und Koordination.