Sieben Praxis-Tipps für Vorbereitung und Umsetzung.
Die Umsetzung digitaler Mitgliederversammlungen und das Herbeiführen rechtssicherer Beschlüsse von Organen ohne Präsenz ist eines der Themen, mit denen sich fast alle Verbände aktuell befassen. Dabei ergeben sich viele Fragen, angefangen vom Format bis zu Abläufen und Technik.
Wir haben mittlerweile für mehrere der von uns geführten Verbandsgeschäftsstellen die ersten digitalen Versammlungen abgehalten: als einfache Videokonferenzen, rein schriftliche Versammlungen und in hybriden Formaten. Unsere wichtigste Erkenntnis ist: Die Zweckmäßigkeit der einen oder anderen Variante entscheidet sich an den jeweiligen Inhalten und Erwartungen im konkreten Fall.
Dies ist die Essenz aus unseren eigenen und den Erfahrungen anderer Verbände und Vereine:
- Seien Sie realistisch in Ihren Erwartungen. Die digitale Versammlung dient in erster Linie dazu, die Geschäfte auf der Tagesordnung vorzustellen, zu erläutern, und insbesondere die erforderlichen Beschlüsse zu fassen. Begegnung, Netzwerk, informeller Austausch, Pflege von Kontakten und Freundschaften finden so gut wie nicht statt. Die Erfahrung zeigt auch: Grundsatzdebatten und Meinungsbildung zu strittigen Fragen lassen sich nur sehr eingeschränkt führen und schwer steuern. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf solche Tagesordnungspunkte.
- Satzungen/Statuten und Geschäftsordnungen/Reglemente gelten weiter. Nutzen Sie Ihre Freiheitsgrade, um die Abläufe Ihrer Versammlung zweckmäßig zu gestalten. Bestimmen Sie für Ihre digitale Versammlung möglichst einfache und nachvollziehbare Regeln. Bauen Sie auf das Verständnis ihrer Mitglieder, dass nur so eine ordnungsgemäße Versammlung gewährleistet werden kann. Klären Sie bei Bedarf juristisch ab, ob gefasst Beschlüsse gegebenenfalls angefochten werden können.
- Halten Sie die Dinge einfach. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für die Klärung technischer Fragen. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um alle Abläufe im ungewohnten Format durchzuspielen und auf Schwachstellen zu prüfen. Dies gilt insbesondere an technischen Schnittstellen. Ein kurzes Drehbuch ist ein Muss. Verteilen Sie einzelne Aufgaben zur Versammlungsleitung und -administration auf mehrere Personen.
- Prüfen sie Alternativen zur vollständig digitalen Versammlung. Es ist oft eine gute Alternative, Beschlüsse schriftlich oder in Textform vor- oder nachgelagert zur digitalen Versammlung zu fassen. Selbst komplexe Antragsverfahren können in vollständig schriftlichen Verfahren und unter Verzicht auf Videokonferenzen umgesetzt werden.
- Bleiben Sie pragmatisch. In vielen Verbänden lassen sich Beschlüsse auch mit einfachen Mitteln in Videokonferenzen fassen, gerade wenn Vertrauen in die beteiligten Personen besteht und keine kontroversen Themen zur Abstimmung stehen.
- Beziehen Sie die Sitzungsleitungen eng ein. Nicht jeder Vorstand oder jede Versammlungsleitung fühlt sich ohne Weiteres den Anforderungen an die Leitung einer digitalen Sitzung gewachsen. Sind nicht alle an der Sitzungsleitung Beteiligten am selben Ort, empfiehlt sich ein paralleler „Regiekanal“ z.B. als Telefon- oder zweite Videokonferenz.
- Verschieben Sie die formale Versammlung um ein Jahr, wenn Sie dazu die Möglichkeit haben. Organisieren Sie stattdessen einen informellen Informationsaustausch mit interessierten Mitgliedern, allenfalls in mehreren Durchgängen / Terminen.
Wir können Sie bei der Planung Ihrer digitalen Versammlung unterstützen:
- Individuelle Online-Schulung zur Corona-Versammlung in 120 Minuten mit folgenden Inhalten:
- die verschiedenen Möglichkeiten, in Corona-Zeiten Versammlungen abzuhalten
- wie sich komplexere Abläufe wie Antragsverfahren und Wahlen sicher handhaben lassen
- welche technischen Tools und Dienstleister für Ihre digitale Versammlung in Frage kommen
Im Idealfall können Sie am Ende des Seminars schon entscheiden, welche Lösung für Ihre Organisation die Richtige ist.
- Unterstützung in der Umsetzung Ihrer Versammlung im Sinne als Projektleitung für die Veranstaltungsorganisation.
- Co-Moderation oder Administration ihrer digitalen Versammlung, einschließlich eines rechtssicheren Instruments für Wahlen und Beschlussfassungen.
