Vom Zahlensalat zu faktenbasierten Entscheidungen: Die Steuerung der NPO lässt sich professionalisieren, wenn auf Basis der Jahresrechnung eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellt und daraus die richtigen Schlüsse gezogen werden.

Finanzjahr der NPO richtet sich oft nach fix vorgegebenen Terminen wie etwa die Durchführung der Mitgliederversammlung, an welcher u.a. auch die Jahresrechnung verabschiedet wird. Die Erstellung der Jahresrechnung (und des Budgets) sind jährlich wiederkehrende (Pflicht-)Aufgaben. Sie lassen sich stressfrei bewältigen, wenn die entsprechenden Prozesse definiert, die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen geklärt und im Vorfeld ein Zeitplan erstellt werden. Die Zahlen der Jahresrechnung dienen als Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung (die Kür). Dieses Controlling-Instrument liefert wertvolle Erkenntnisse, um die NPO professionell zu steuern.

Das 1. Quartal des Finanzjahres steht bei den allermeisten NPO ganz im Zeichen der Erstellung der Jahresrechnung. Die Finanzabteilung sorgt dafür, dass…: alle Debitorenrechnungen für die Vorperiode versendet werden, alle Lieferanten ihre Rechnungen für die Vorperiode stellen, alle Mitarbeitenden ihre Spesenabrechnung für die Vorperiode einreichen… und dass auf der Basis der zusammengetragenen Daten ein sauberer Rechnungsabschluss erstellt werden kann.  

Eine moderne Buchhaltungssoftware erleichtert diese alljährliche Aufgabe ungemein (zur Frage, welche guten Buchhaltungs- resp. ERP-Systeme es für NPO auf dem Markt gibt, wäre ein eigener Blog-Artikel zu schreiben). Eine Rechnungslegung nach Swiss GAAP FER 21 ist aus Gründen der Transparenz, Glaubwürdigkeit, Vergleichbarkeit und Aussagekraft sinnvoll. Ist dies zu aufwendig, so empfiehlt sich zumindest eine Orientierung an diesem Standard.  

Liegen Erfolgsrechnung und Bilanz für das vergangene Jahr vor, so kann das Ganze von der Revision geprüft werden. Auf Basis von Stichproben werden Belege gesichtet und Buchungen geprüft, um dann (bei der eingeschränkten Revision) zur berühmten Doppelverneinung zu gelangen, wonach «keine Sachverhalte vorliegen, aus denen zu schliessen ist, dass die Jahresrechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften und den Statuten entspricht». So viel zur Pflicht.  

So richtig spannend wird die Angelegenheit, wenn auf Basis der Jahresrechnung eine eigentliche Kosten- und Leistungsrechnung erstellt wird, womit wir bei der Kür angelangt wären.  

Die Kosten- und Leistungsrechnung unterscheidet zwischen einer Kostenstellenrechnung, welche die Frage beantwortet, wo die Kosten angefallen sind (d.h. in welcher Organisationseinheit, z.B. Fundraising, Geschäftsleitung, Fachbereiche etc.), und einer Kostenträgerrechnung, welche der Frage nachgeht, wofür die Kosten angefallen sind (z.B. zur Erstellung einzelne Produkte oder zur Erbringung einzelner Dienstleistungen).

Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein zentrales Element eines professionellen Finanzmanagements:

• weil sie Aussagen über die Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche oder einzelner Leistungen zulässt.
• weil damit «Cash Cows» und «Fässer ohne Boden» identifiziert werden können
• weil Quersubventionierungen einzelner Bereiche/Leistungen transparent gemacht werden können
• weil daraus Handlungsbedarfe und Massnahmenpläne in Bezug auf das Leistungsportfolio und die Finanzierung abgeleitet werden können.  

Jedoch ist die Erstellung einer Kosten- und Leistungsrechnung mit einigen Herausforderungen verbunden:

Lehrbuch-Beispiele beziehen sich oft auf gewinnorientierte Produktionsbetriebe (und nur in wenigen Fällen auf Dienstleistungsunternehmen und schon gar nicht auf NPO) Besonderheit der NPO: Erträge können oftmals nicht den einzelnen Bereichen / Leistungen zugeordnet werden.

Um überhaupt finanzbezogene Informationen in der Steuerung der NPO verwenden zu können, müssen diese zunächst in nützlicher Art vorliegen. Nur wenn spezifische Daten erfasst und gesammelt werden, lassen sich auf dieser Basis später auch eine differenzierte Analyse und Planung durchführen.  

Letztlich hat die Finanzanalyse resp. das Finanz-Controlling einzig zum Ziel, «die Zahlen zum Sprechen zu bringen». Wir möchten daraus Erkenntnisse gewinnen, damit die NPO ihren Organisationszweck noch besser (hier: effizienter) erfüllen kann.  

Sprechen die Zahlen noch nicht zu Ihnen? Benötigen Sie Unterstützung, um Ordnung in den Zahlensalat zu bringen? Möchten Sie Management-Entscheidungen vermehrt zahlen- und faktenbasiert treffen? Möchten Sie die Prozesse im NPO-Finanzjahr besser takten und qualitativ aussagekräftigere Daten zur Verfügung haben. Gerne unterstütze ich Sie bei Ihrem Vorhaben. Mehr zu meinem Profil finden Sie unter: Michael Zurkinden